为提升公司内部文档管理的标准化水平，确保各类文件在内容表达、格式排版及信息传递上的统一性与专业性，特制定本《公司文件格式规范制度》。该制度适用于公司所有部门在日常工作中形成的各类公文、报告、通知、请示、总结、计划等正式文件。

一、文件基本结构要求

1. 标题

文件标题应简洁明了，准确反映文件内容。一般采用“关于……的通知”、“……的请示”、“……的报告”等形式。标题字体建议使用黑体或宋体，字号为三号，居中排列。

2. 发文单位

文件应明确标注发文单位名称，位于标题下方，左对齐，字体为仿宋或宋体，字号四号。

3. 发文字号

每份正式文件应有唯一的发文字号，格式为“XX〔年份〕XX号”，如“行政〔2025〕08号”。发文字号置于发文单位下方，右对齐。

4. 正文部分

正文应分段清晰，逻辑分明。每段首行空两字，行距设置为1.5倍，字体为仿宋或宋体，字号四号。段落之间可适当空一行以增强可读性。

5. 附件说明

如有附件，应在正文末尾注明“附件：×××”，并列出附件名称。附件应单独成页，格式与正文一致。

6. 签发人与日期

重要文件需注明签发人姓名和签发日期，通常位于正文末尾右侧，字体为楷体，字号四号。

二、格式排版标准

1. 纸张与页边距

所有正式文件应使用A4纸张，上下页边距为2.54厘米，左右页边距为3.17厘米。

2. 页码设置

页码应位于页面底部居中，字体为宋体，字号五号，采用阿拉伯数字。

3. 目录与页眉

若文件篇幅较长，可添加目录，目录应包含章节标题及对应页码。页眉可注明文件名称或公司简称。

三、文件分类与编号规则

1. 文件分类

根据文件性质，分为行政类、人事类、财务类、业务类、会议类等，不同类别文件应按照相应模板进行编写。

2. 编号规则

文件编号由部门代号、年份和顺序号组成，例如“HR-2025-003”，便于归档与检索。

四、文件审核与发布流程

1. 起草与初审

文件由相关责任人起草后，须经部门负责人初审，确认内容无误后方可提交。

2. 会签与审批

涉及多部门协作的文件，应进行会签，确保各方意见统一。最终由公司领导审批后方可发布。

3. 存档与备案

所有正式文件均需归档保存，电子版与纸质版同步备份，确保资料完整、可追溯。

五、附则

本制度自发布之日起执行，由公司行政部负责解释和修订。各部门应严格遵守相关规定，共同维护公司文件管理的规范化与高效化。

附件：常用文件模板（略）

——公司行政部

2025年4月